10 prinsip manajemen transformasi
Jum'at, 24 Agustus 2012 - 12:20 WIB
10 prinsip manajemen transformasi
A
A
A
TRANSFORMASI menjadi sebuah ungkapan yang seakan menyelesaikan banyak masalah, bukan saja aplikasinya terhadap perusahaan namun juga terhadap bangsa dan negara.
Dalam sebuah perjalanan perusahaan dan bangsa, setelah sekian lama dalam hitungan tahun dan puluhan tahun terjadi perkembangan.Pada mulanya begitu positif, namun dalam perjalanan waktu tiba pada situasi yang stagnan, mandek bahkan mengalami kemunduran yang begitu cepat; terlalu cepat sampai tidak lagi dapat ditanggulangi dengan “fire fighting” dan karena itu memerlukan perubahan total yang disebut transformasi.
Biasanya,sebelum tiba pada tahap transformasi dilakukan dulu tahapan reformasi.Tetapi, dalam situasi dan keadaan yang sudah begitu parah, terpaksa proses reformasi dilewati agar tidak membuang waktu. Desakan untuk melakukan transformasi bisanya datang dari pemegang saham yang melihat indikasi kebuntuan, sementara manajemen merasa tetap percaya diri bahkan over-confident, tenang-tenang saja “everything is under control” begitu biasa kita dengar. Resistensi terhadap perubahan justru lebih pada tingkat manajemen karena tidak ingin terlalu berisiko.
Alasannya, setiap perubahan pasti mengandung risiko. Transformasi adalah perubahan, berubah dari keadaan yang sebelumnya menjadi baru sama sekali. Rosabeth Moss Kanter, Profesor Manajemen dari Harvard Business School menulis berbagai buku tentang manajemen perubahan.
Dia mengatakan,ada empat karakteristik dalam jangka panjang struktural: 1. Scale (skala)– perubahan yang menyeluruh atau sebagian dari organisasi, 2. Magnitude (besaran, dampak) menyangkut dampak- dampak yang timbul dari perubahan, 3. Duration (masa berlaku,tenggang waktu)–bisa dalam hitungan bulan dan tahun, dan 4.Strategic importance (perhitungan strategis baik dalam cara,waktu dan siapa-siapa yang dilibatkan). Tidak ada satu formula jitu yang berlaku bagi semua perusahaan. Oleh karena situasi dan kondisi yang berbeda dari satu ke lain perusahaan, salah satunya karena faktor budaya perusahaan yang sudah mengakar.
Para konsultan Booz & Company,John Jones,DeAnne Aguirre,dan Maththew Calderno melakukan survei dan menemukan bahwa paling tidak ada 10 prinsip yang perlu diketahui dalam melakukan transformasi: 1. Pendekatan “segi manusia” dengan sistematis. Dalam sebuah perubahan masalah utama adalah yang berkaitan dengan manusia.Ada perubahan dalam struktur, posisi, tanggung jawab; job descriptions. Jika tidak dikomunikasikan dengan baik dan elegan, akan terjadi resistensi yang tinggi dan boikot dari orangorang yang terkena. 2. Dimulai dari atas.
Perubahan yang drastis dimulai dari atas,baru turun ke bawah, tidak bisa dari bawah baru naik ke atas, karena hak veto ada di atas.Ketika melihat di atas ada perubahan maka yang di bawah lebih mudah diberikan pengertian dan perintah untuk menyesuaikan diri dengan perubahan. Oleh karena itu dalam sebuah transformasi biasanya ada pertukaran atau pergantian posisi tertinggi, CEO-nya.
3. Melibatkan setiap lapisan, perubahan diperlukan menyeluruh, walau mempertahankan orang-orang lama, dapat dilakukan dengan memutasi dan merotasi,memindahkantugasuntuk memegang posisi dan tanggung jawab lain. 4. Dibuat secara formal, semacam pengumuman resmi,pengangkatan- pengangkatan dilakukan dengan surat resmi, dicantumkan fungsi dan tanggung jawab yang jelas, termasuk kurun dan batas waktu.
5. Ciptakan rasa kepemilikan (sense of ownership). Setiap pimpinan divisi atau departemen menjadi pemilik dari divisi dan departemen yang dipimpinnya. 6. Mengomunikasikan pesan- pesan perubahan kepada semua lapisan. Di tiap-tiap lapisan memerlukan informasi yang berkaitan dengan divisi atau departemennya. 7. Memperhatikan faktor budaya, baik budaya yang berkembang di perusahaan maupun budaya masyarakat di lokasi mana perusahaan berada. 8.Mengadakan pendekatan dari segi budaya dan kebiasaan. Tidak jarang hambatan yang timbul dari segi budaya, ada beberapa hal yang timbul sekaligus dan harus ditangani secara khusus satu per satu, dengan melibatkan orangorang yang tepat, berpengalaman dan berpengaruh.
9. Bersiap terhadap timbulnya hal-hal yang tidak diharapkan, salah satunya mogok total. Untuk itu, perlu diantisipasi dan dipersiapkan sebelumnya keadaan-keadaan buruk dan cara menanggulanginya.Ketika prediksi itu terjadi tidak panik dan dapat menemukan jalan keluar 10. Berbicara kepada orangorang kunci.Dalam sebuah perubahan penting sekali untuk memegang orang-orang atau pimpinan-pimpinan informal yang dapat menguasai dan mempengaruhi massa.Mereka harus didekati, diberikan pengertiandandiajakuntukmelakukan dan mengawal perubahan agar dapat menuju sasaran yang dikehendaki.
Sebuah transformasi merupakan perombakan total. Oleh karena itu, perlu diantisipasi, diperhitungkan untung ruginya dan dipersiapkan dengan sebaik- baiknya. Namun jika itu yang harus ditempuh, lakukanlah dengan mantap dan tegas demi menolong perusahaan dan hajat orang banyak yang terlibat dan terkena.Sukses!
DR ELIEZER H HARDJO, PHD, CM
Ketua Dewan Juri Rekor Bisnis (ReBi) & Institute of Certified Professional Managers
Dalam sebuah perjalanan perusahaan dan bangsa, setelah sekian lama dalam hitungan tahun dan puluhan tahun terjadi perkembangan.Pada mulanya begitu positif, namun dalam perjalanan waktu tiba pada situasi yang stagnan, mandek bahkan mengalami kemunduran yang begitu cepat; terlalu cepat sampai tidak lagi dapat ditanggulangi dengan “fire fighting” dan karena itu memerlukan perubahan total yang disebut transformasi.
Biasanya,sebelum tiba pada tahap transformasi dilakukan dulu tahapan reformasi.Tetapi, dalam situasi dan keadaan yang sudah begitu parah, terpaksa proses reformasi dilewati agar tidak membuang waktu. Desakan untuk melakukan transformasi bisanya datang dari pemegang saham yang melihat indikasi kebuntuan, sementara manajemen merasa tetap percaya diri bahkan over-confident, tenang-tenang saja “everything is under control” begitu biasa kita dengar. Resistensi terhadap perubahan justru lebih pada tingkat manajemen karena tidak ingin terlalu berisiko.
Alasannya, setiap perubahan pasti mengandung risiko. Transformasi adalah perubahan, berubah dari keadaan yang sebelumnya menjadi baru sama sekali. Rosabeth Moss Kanter, Profesor Manajemen dari Harvard Business School menulis berbagai buku tentang manajemen perubahan.
Dia mengatakan,ada empat karakteristik dalam jangka panjang struktural: 1. Scale (skala)– perubahan yang menyeluruh atau sebagian dari organisasi, 2. Magnitude (besaran, dampak) menyangkut dampak- dampak yang timbul dari perubahan, 3. Duration (masa berlaku,tenggang waktu)–bisa dalam hitungan bulan dan tahun, dan 4.Strategic importance (perhitungan strategis baik dalam cara,waktu dan siapa-siapa yang dilibatkan). Tidak ada satu formula jitu yang berlaku bagi semua perusahaan. Oleh karena situasi dan kondisi yang berbeda dari satu ke lain perusahaan, salah satunya karena faktor budaya perusahaan yang sudah mengakar.
Para konsultan Booz & Company,John Jones,DeAnne Aguirre,dan Maththew Calderno melakukan survei dan menemukan bahwa paling tidak ada 10 prinsip yang perlu diketahui dalam melakukan transformasi: 1. Pendekatan “segi manusia” dengan sistematis. Dalam sebuah perubahan masalah utama adalah yang berkaitan dengan manusia.Ada perubahan dalam struktur, posisi, tanggung jawab; job descriptions. Jika tidak dikomunikasikan dengan baik dan elegan, akan terjadi resistensi yang tinggi dan boikot dari orangorang yang terkena. 2. Dimulai dari atas.
Perubahan yang drastis dimulai dari atas,baru turun ke bawah, tidak bisa dari bawah baru naik ke atas, karena hak veto ada di atas.Ketika melihat di atas ada perubahan maka yang di bawah lebih mudah diberikan pengertian dan perintah untuk menyesuaikan diri dengan perubahan. Oleh karena itu dalam sebuah transformasi biasanya ada pertukaran atau pergantian posisi tertinggi, CEO-nya.
3. Melibatkan setiap lapisan, perubahan diperlukan menyeluruh, walau mempertahankan orang-orang lama, dapat dilakukan dengan memutasi dan merotasi,memindahkantugasuntuk memegang posisi dan tanggung jawab lain. 4. Dibuat secara formal, semacam pengumuman resmi,pengangkatan- pengangkatan dilakukan dengan surat resmi, dicantumkan fungsi dan tanggung jawab yang jelas, termasuk kurun dan batas waktu.
5. Ciptakan rasa kepemilikan (sense of ownership). Setiap pimpinan divisi atau departemen menjadi pemilik dari divisi dan departemen yang dipimpinnya. 6. Mengomunikasikan pesan- pesan perubahan kepada semua lapisan. Di tiap-tiap lapisan memerlukan informasi yang berkaitan dengan divisi atau departemennya. 7. Memperhatikan faktor budaya, baik budaya yang berkembang di perusahaan maupun budaya masyarakat di lokasi mana perusahaan berada. 8.Mengadakan pendekatan dari segi budaya dan kebiasaan. Tidak jarang hambatan yang timbul dari segi budaya, ada beberapa hal yang timbul sekaligus dan harus ditangani secara khusus satu per satu, dengan melibatkan orangorang yang tepat, berpengalaman dan berpengaruh.
9. Bersiap terhadap timbulnya hal-hal yang tidak diharapkan, salah satunya mogok total. Untuk itu, perlu diantisipasi dan dipersiapkan sebelumnya keadaan-keadaan buruk dan cara menanggulanginya.Ketika prediksi itu terjadi tidak panik dan dapat menemukan jalan keluar 10. Berbicara kepada orangorang kunci.Dalam sebuah perubahan penting sekali untuk memegang orang-orang atau pimpinan-pimpinan informal yang dapat menguasai dan mempengaruhi massa.Mereka harus didekati, diberikan pengertiandandiajakuntukmelakukan dan mengawal perubahan agar dapat menuju sasaran yang dikehendaki.
Sebuah transformasi merupakan perombakan total. Oleh karena itu, perlu diantisipasi, diperhitungkan untung ruginya dan dipersiapkan dengan sebaik- baiknya. Namun jika itu yang harus ditempuh, lakukanlah dengan mantap dan tegas demi menolong perusahaan dan hajat orang banyak yang terlibat dan terkena.Sukses!
DR ELIEZER H HARDJO, PHD, CM
Ketua Dewan Juri Rekor Bisnis (ReBi) & Institute of Certified Professional Managers
(and)
Lihat Juga :
