Strategi Meningkatkan Produktivitas

Perusahaan menghendaki produktivitas tinggi dengan program-program dan implementasinya yang efektif dan efisien.

Namun pada kenyataannya separuh waktu yang kita pergunakan justru tidak produktif oleh karena dipakai untuk mengerjakan hal-hal yang tidak berdampak. Lagilagi hanya sebuah aktivitas bukan produktivitas. Oleh karena itu, perlu dibuatkan strategi yang lebih jitu dalam meningkatkan produktivitas. Ada tiga tahapan yang harus dilalui dan pada tiap-tiap tahapan.

Jika pilihan kita, tepat akan meningkatkan produktivitas. Namun jika salah, justru akan menurunkan produktivitas. Demikianlah kesimpulan yang diambil oleh Kory Kogon, Adam Merill, dan Leena Rinne, tiga orang konsultan senior dari Franklin Covey’s Global Practice Leader for Productivity.

Mari kita ikuti penelusuran mereka lebih lanjut: Pertama, tentang tahapan: 1. Decision (pengambilan keputusan), dengan dua pilihan: a. Act on the the important (memilih yang paling penting), b. Go for extra-ordinary (memilih yang paling luar biasa), 2. Attention (perhatian atau fokus), dengan dua pilihan juga: a. Schedule the big rocks (menjadwalkan hal-hal yang besar dan benar), b. Rule your IT techonology (mengatur teknologi IT Anda), dan 3. Energy (energi) dengan satu pilihan: a. Fuel your fire (menyiramkan bensin pada api Anda).

Dalam tahapan pertama, Anda harus mengambil keputusan dan keputusan Anda didasari oleh dua pilihan kontras satu dengan lainnya yakni: a. memilih yang penting dan itu berarti tidak bereaksi atau menanggapi semua hal yang dianggap darurat. Ini berbeda dengan yang biasa kita tangani, kita lebih mendahulukan penanganan situasi darurat dan meninggalkan yang lain.

Kita berpikir bukankah yang namanya darurat berarti memerlukan penanganan segera? Namun pada kenyataannya tidak semua keadaan darurat itu penting dan karenanya tidak perlu mengorbankan yang lebih penting, penting jika itu berdampak pada keseluruhan misi dan tujuan.

Selanjutnya pilihan kedua, yaitu b. memilih yang berdampak besar dan luar biasa (extra-ordinary). Kita jangan memilih yang berdampak biasabiasa terlebih yang tidak berdampak. Ada kuadran (Q) yang dapat membantu kita mengambil keputusan.

Q1 important-urgent disebut necessity, membutuhkan penanganan segera namun tidak terkait dengan produktivitas. Tindakan-tindakan berikut masuk dalam kuadran ini, seperti crisis handling, emergency meeting, last minutes deadline. Q2, important-not urgent disebut extra-ordinary productivity, tindakan-tindakan yang langsung dapat meningkatkan produktivitas dan tidak terkait dengan keadaan darurat.

Q3, not important-urgent disebut distraction, sangat mengganggu pikiran sepertinya darurat, akan tetapi sebetulnya tidak dan jika dibiarkan terjadi, tidak akan merugikan, seperti: membuat laporan-laporan yang tidak atau kurang diperlukan, membiarkan interupsi oleh karyawan lain, mengerjakan urusan orang lain, sementara tugas sendiri diabaikan.

Q4, not important-not urgent disebutwaste.Ini adalah tindakan yang disebut buang-buang waktu, tidak bermanfaat dan biasanya dilakukan oleh orang yang sedang putus asa, kecewa berat dan sedang dalam kebingungan, tindakan-tindakan seperti bergosip, bermalas-malasan, ngobroldan mengganggu orang lain, melalaikan tugas dan kewajiban sendiri.

Dalam rangka meningkatkan produktivitas, maka fokus kita harus pada kuadran dua (Q2) yaitu meningkatkan produktivitas melalui beberapa tindakan: kerja proaktif, memilih dan menetapkan gol atau sasaran yang berdampak luas, berpikir kreatif, membuat perencanaan yang matang, pencegahan, membangun hubungan baik dengan pihak yang berkepentingan.

Dengan demikian dalam pengambilan keputusan kita hanya memilih dan mengerjakan programprogram yang penting dan berdampak besar. Berikutnya memilih pada tahapan kedua yaitu fokus atau perhatian kita.

Ada dua pilihan: a. memperhatikan dan mengerjakan yang besar-besar dan benar (batu karang) bukan hal-hal kecil dan tidak berarti (kerikil), doing the right thing rightly, melakukan hal-hal yang benar dengan benar. Kita harus mengingat bahwa waktu yang kita pergunakan terbatas dan juga mengalir tidak kembali; jika tidak dimanfaatkan akan berlalu tanpa menghasilkan apa-apa.

Kemudian pilihan selanjutnya b. memanfaatkan teknologi untuk membantu kita, dengan tujuan mempercepat dan menambah atau meningkatkan perolehan. Jika kita tidak berhati-hati program-program yang kita buat justru menambah kerumitan dan kesulitan bukan mempermudah.

Keberadaan dan hakikat IT adalah untuk mempercepat arus dan kelengkapan informasi, mempercepat proses pengolahan data, menyimpan informasi dan data dalam skala besar. Banyak karyawan di perusahaan hanya mempergunakan untuk berkomunikasi dan tidak menyadari esensi keberadaan IT untuk kepentingan perusahaan.

IT juga menggantikan peran manual tulis menulis dan dokumentasi. Harus paperless guna efisiensi. Pada tahapan ketiga kita hanya memiliki satu pilihan: mengelola energi dalam diri kita dengan tidur yang cukup, olahraga, makanan yang bergizi dan yang terlebih penting mengobarkan semangat, meningkatkan daya tahan dan daya juang.

Tujuan utama kita kali ini adalah meningkatkan produktivitas, dengan strategi dan tahapan melalui: a. keputusan yang tepat, b. fokus yang benar dan c. mengelola energi yang ada pada diri kita.

DR. Eliezer H. Hardjo PH.D., CM
Ketua Dewan Juri Rekor Bisnis (ReBi) & The Institute of Certified Professional Managers (ICPM)