Sistem Informasi Kepegawaian: Manfaat, Fungsi dan Fitur yang Wajib Ada di Dalamnya

JAKARTA - Simpeg Online adalah sistem yang mampu memberikan informasi data-data pegawai pada suatu perusahaan maupun instansi yang saling berinteraksi mencapai tujuan yang telah ditargetkan. Sistem informasi kepegawaian Online menangani pengelolaan data kepegawaian khususnya meliputi pendataan pegawai, BKD, proses perencanaan dan formasi kepegawaian, penggajian, penilaian angka kredit, mutasi pegawai, dan sistem pelaporan.

Aplikasi sistem informasi kepegawaian online pada suatu instansi adalah melakukan penginputan, pengawasan dan monitoring dalam hal data kepegawaian. Data mentah diinput biasanya disiapkan form isian yang harus diisi oleh pegawai suatu instansi dengan baik dan benar.

Jika dalam pengisian form dilakukan dengan baik dan benar, operator dapat langsung mengisi database masing-masing pegawai dalam sistem informasi kepegawaian. Dengan begitu, operator dapat fokus mengisi sesuai dengan form yang diterimanya tanpa mengecek berkas fisik.

Manfaat dan Fungsi Mengembangkan Sistem Manajemen Kepegawaian
Sumber Daya Manusia merupakan bagian terpenting dalam pelaksanaan fungsi dan tugas suatu instansi, perusahaan ataupun perguruan tinggi. Fungsi esensial manajemen sumber daya manusia adalah memastikan agar organisasi dapat mencapai tujuan-tujuan strategisnya dengan memiliki sumber daya manusia yang dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan instansi secara kuantitas maupun kualitas.

Pengelolaan aspek manajemen Sumber Daya Manusia dalam sebuah instansi atau perusahaan dapat dikelola dan dilaksanakan dengan optimal, pengelolaan yang dilakukan secara konvensional sudah tidak efektif dan efisien pada saat ini. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka harus dikembangkanya suatu Sistem informasi manajemen kepegawaian yang hadal.

Sistem informasi manajemen kepegawaian merupakan suatu sistem informasi manajemen yang berfungsi untuk mengelola data, manajemen dan administrasi kepegawaian sebuah instansi, perguruan tinggi ataupun perusahaan. Simpeg online menjadi solusi tepat bagi sebuah instansi, perusahaan ataupun perguruan tinggi dalam mengatasi masalah manajemen kepegawaian.

Tujuan sistem informasi kepegawaian online adalah dapat terwujudnya suatu sistem informasi manajemen yang terintegrasi dalam suatu jaringan komputer yang mampu menghasilkan informasi yang bermutu. Hal tersebut dapat menunjang pengambilan keputusan manajemen kepegawaian di lingkungan instansi.

Simpeg online juga mendukung proses bisnis serta kelangsungan sebuah instansi, perusahaan, ataupun perguruan tinggi. Oleh karena itu, komitmen sebuah instansi untuk menjalankan sistem informasi kepegawaian online haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi di lantai produksi menjadi menguntungkan bagi pengguna.

Manfaat Sistem Informasi Kepegawaian untuk Perusahaan
Sistem informasi kepegawaian yang dirancang untuk dapat membantu pekerjaan HR atau SDM di suatu Perusahaan. Dimulai dari pemasukan data entry dan bisa mengelola karyawan di berbagai aspek. Seperti absensi, penghitungan gaji dan lain sebagainya.

Lalu, kira-kira apa saja sih manfaat aplikasi HRIS yang akan Anda dapatkan Ketika memakai sistem informasi kepegawaian untuk Perusahaan anda. Simak penjelasannya sebagai berikut.

Cepat & Mudah
Dengan menggunakan sistem informasi kepegawaian, Anda tidak akan membuang waktu untuk menghitung gaji atau merapihkan data absen kehadiran karyawan. Karena sistem ini akan memudahkan pekerjaan HR & SDM untuk melakukan input data atau perhitungan atas data_data yang berhubungan dengan kehadiran.

Meningkatkan Produktivitas
Aplikasi sistem informasi kepegawaian di ciptakan untuk mempercepat pekerjaan di berbagai macam proses administrasi. Termasuk pekerjaan HR. Aplikasi sistem informasi kepegawaian ini dapat mengumpulkan CV dan memeriksa informasi kandidat dalam proses perekrutan. Selain itu, sistem informasi kepegawaian juga dapat mengelola keuangan sama seperti Payroll.

Maka dari itu, dengan menggunakan sistem ini. Pekerjaan HR akan dimudahkan sehingga tidak memakan banyak waktu.

Mengurangi Human Error
Selain dari memudahkan pekerjaan HR. Sistem aplikasi ini dapat membantu anda untuk mengurangi kesalahan-kesalahan kecil yang sering dilakukan oleh HR. Karena bisa saja HR melakukan kesalahan kecil yang nantinya berakibat fatal. Maka dari itu, sistem ini akan mengurangi human error dan mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.

Menganalisa Performa
Menggunakan sistem informasi kepegawaian dapat membantu menganalisa performa Perusahaan anda. Karena sistem ini dilengkapi oleh berbagai macam metrik yang memang berhubungan dengan pengambilan keputusan.

Meningkatkan Keamanan Data Karyawan
Pentingnya data karyawan untuk di jaga oleh Perusahaan harus ditingkatkan. Karena hal data tersebut mengarah kepada data personal. Maka dari itu, sistem informasi kepegawaian dapat membantu untuk meningkatkan keamanan data karyawan.

Mengapa demikian? Karena hanya bisa diakses oleh orang-orang yang bersangkutan dengan data karyawan dan hal tersebut akan sangat membantu untuk meminimalisir pencurian data dari orang yang tidak bertanggung jawab.

Menghemat Biaya Operasional HRD
Sistem ini dapat membantu untuk menghemat biaya pengeluaran operasional HRD. Perangkat ini dapat membantu untuk mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja SDM. Karena seluruh pekerjaan dapat ditangani secara otomatis.

Fungsi sistem informasi kepegawaian online, antara lain:

• Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat
• Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi
• Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan SDM
• Mengembangkan proses perencanaan yang efektif
• Memperbaiki produktivitas SDM dalam perusahaan
• Menyediakan Informasi Pegawai yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian pegawai
• Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan

Jika instansi Anda menggunakan sistem informasi kepegawaian online yang dikembangkan Talenta by Mekari, anda pasti mendapat banyak manfaat dan banyak fitur yang tersedia, dan fitur-fitur tambahan yang ingin disesuaikan. Berikut beberapa fitur itu:

Fitur Data Pegawai
Fitur Data Pegawai, menampilkan semua detil data (data pribadi, keluarga, riwayat pendidikan, riwayat pangkat, riwayat jabatan akademik, riwayat jabatan struktural, riwayat penelitian, riwayat pengabdian masyarakat, penghargaan, sertifikat, pelatihan, tugas kelembagaan dan sebagainya). Pada fitur ini setiap pegawai bisa melakukan insert/ edit data kemudian divalidasi oleh bagian kepegawaian.

Fitur Permohonan Cuti
Fitur Pengajuan Cuti, setiap pegawai bisa mengajukan cuti secara online kemudian akan dilakukan proses persetujuan oleh atasan berupa notifikasi email dan selanjutnya divalidasi oleh bagian kepegawaian.

Fitur Kenaikan Berkala
Fitur Kenaikan Berkala sistem akan melakukan proses otomatis pengecekan dan pengajuan kenaikan pangkat berkala dan gaji berkala pegawai.

Fitur Penilaian Kinerja Pegawai
Fitur Penilaian Kinerja Pegawai, proses penilaian yang terdapat pada SIM Kepegawaian yang dikembangkan oleh Talenta by Mekari adalah Sasaran Kinerja Pegawai (SKP). Namun terkadang tiap institusi mempunyai proses penilaian kinerja pegawai yang khusus sehingga dalam fitur ini perlu penyesuaian alur proses penilaian kinerja pegawai sesuai institusi yang ada.

Fitur Presensi Pegawai
Fitur Presensi Pegawai, merupakan fasilitas untuk menampilkan daftar presensi pegawai baik setiap hari atau rekap per bulan. Fitur ini juga dilengkapi dengan proses penarikan data dari mesin Presensi seperti Mesin Fingerprint, Handkey dan sebagainya.

Fitur Rekrutmen Pegawai
Fitur Rekrutmen Pegawai, tiap Unit Kerja bisa melakukan untuk membuka lowongan kerja sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Pelamar yang melamar untuk selanjutnya bisa melakuan proses seleksi pegawai mulai dari proses administrasi, psikotes sampai diangkat menjadi pegawai baru.

Fitur Payroll/ Penggajian
Fitur Payroll/ Penggajian, fitur ini adalah fitur yang sangat berguna bagi institusi untuk melakukan manajemen payroll. Dalam fitur ini terdapat proses perhitungan komponen-komponen gaji seperti gaji pokok, tunjangan, lembur, honor, potongan, pinjaman dan pajak.

Fitur Angka Kredit Pegawai
Fitur Angka Kredit, mencatat angka kredit pegawai. Dalam fitur ini juga dilengkapi dengan fasilitas simulasi perhitungan nilai per periode.

Fitur Beban Kerja Pegawai
Fitur Beban Kerja Pegawai, pegawai melakukan input rubrik beban kerja pegawai kemudian dilakukan penilaian.

Mengenal Sistem Informasi Kepegawaian Talenta by Mekari
Talenta by Mekari adalah software salah satu sistem informasi kepegawaian berbasis aplikasi yang mudah digunakan dan mudah terintegrasi dengan software-software lainnya. Jadi anda tidak perlu melakukan perombakan sistem ulang yang membutuhkan waktu yang lama.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Talenta by Mekari:
1. Fitur yang Disajikan Sangat Berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya :

• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.

• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.

• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.

• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang Sangat Terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang Efektif dan Responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai aplikasi absen online yang dapat membantu memproses slip gaji dengan mudah.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal sistem informasi kepegawaian dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Anda bisa lihat website resminya di https://www.talenta.co/ dan pilihlah produk serta layanan mana yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda! CM