Jangan Rapat Sekadar Rapat

Rapat menjadi bagian tidak terpisahkan dari kehidupan kita khususnya yang berada di dunia bisnis.

Namun rapat yang seharusnya menjadi bagian penting karena umumnya dipakai membahas dan mengambil keputusan penting, tidak selalu melahirkan hal-hal penting seperti diharapkan. Sebagian orang menganggap rapat hanya membuang waktu apalagi yang dilakukan berlarut-larut, bertele-tele. Daya tahan dalam tingkat konsentrasi tinggi tidak lebih dari dua jam setiap kali rapat.

Begitu hasil riset Verizon. Lewat dari waktu itu sebagian akan mengantuk bahkan tidur karena kelelahan. Biaya rapat juga tidak sedikit apalagi dilakukan di tempat-tempat yang mewah seperti hotel-hotel bintang lima dan resort eksklusif. Sering kali biaya yang dikeluarkan tidak sebanding dengan hasil rapat yang dicapai. Oleh karena tidak mungkin bagi kita menghindar dari keharusan mengadakan rapat selama perusahaan berjalan, kita tidak mungkin meniadakannya.

Oleh karena itu, baiklah kita menyiasati agar rapatrapat kita betul-betul produktif dan memberikan inspirasi kepada peserta yang hadir. Pertama, rapat harus dimulai dengan tujuan dan sasaran yang jelas dan harus diakhiri dengan pembagian tugas yang harus ditindaklanjuti. Jika rapat itu untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi pada akhir rapat harus tertuang dengan jelas berbagai alternatif yang akan ditempuh dan mendaftarnya dalam skala prioritas.

Dengan kata lain rapat menjadi batu langkah (stepstone) terhadap langkah berikutnya. Kedua, buatlah agenda yang tertulis dan diketahui oleh semua peserta rapat dengan alokasi waktu yang memadai sesuai dengan bobot topik yang akan dibahas. Juga dalam urutan sesuai dengan skala prioritas, jangan hal-hal yang bersifat penting dan darurat harus didahulukan jangan ditempatkan di bagian belakang atau kemudian.

Ketiga, berikan kesempatan kepada setiap orang untuk ikut bicara khususnya bagi yang mengerti persoalan dan dapat memberikan jalan keluar dengan pemikiran dan keahlian serta pengetahuan yang dimilikinya. Sebaliknya cegah dan kendalikan orang yang suka bicara dan setiap kali nimbrung untuk menunjukkan kehebatannya. Keempat, ambil konsensus untuk mematikan telepon seluler dan peralatan elektronik pribadi kecuali yang ditugaskan untuk mencatat demi kepentingan bersama. Atau setidaknya gunakan mode diam (silent ) atau keluar ruangan jika harus terpaksa menerima panggilan.

Kelima, kirimkan notulen atau minutes of meeting kepada peserta yang hadir baik melalui penggandaan fotokopi maupun melalui email. Tandai dengan warna tertentu atau ditebalkan (bold) untuk butir-butir pembicaraan yang sangat penting dan memerlukan perhatian bersama. Jika khusus untuk orang tertentu beri tanda pada namanya di belakang butir penting yang diberi warna khusus atau dibold.

Keenam, pilihlah tempat yang tepat untuk memberikan kepada peserta perasaan nyaman bebas dari tekanan agar dapat mengemukakan pemikiran mereka. Tidak perlu mewah, kecuali dengan tujuan untuk menyampaikan penghargaan tertentu. Perhatikan jumlah dan tingkatan peserta. Ingat, biaya selalu perlu dihemat namun sebaliknya juga jangan terlalu berhemat sehingga pada akhirnya rapat tidak berbuahkan hasil yang diharapkan.

Rapat-rapat rutin sebaiknya di kantor, sedangkan rapat non-rutin di luar kantor agar tidak terganggu dengan suasana hilir mudik dan gangguan pekerjaan. Ketujuh, persiapkan keperluan dan perlengkapan rapat secukupnya seperti LCD projector, screen, flip-chart, whiteboard, kertas, pen atau pensil. Sering rapat terhenti karena keperluan tidak disediakan yang dapat mengganggu jalannya rapat dan waktu terbuang seketika lamanya.

Kedelapan, rapat dibagi dalam berbagai kategori, antara lain: a. rutin, b. evaluasi, c. perencanaan, d. pengambilan keputusan penting dan rapat umum seperti pemegang saham. Ada yang bersifat rahasia ada yang bersifat terbuka. Jika memungkinkan dalam undangan dicantumkan kategori mana rapat yang akan diadakan.

Durasi atau lamanya rapat juga disesuaikan, untuk hal-hal rutin harus dilakukan singkat dengan butir-butir penting, sebaliknya pada rapat yang memerlukan pemikiran banyak dan luas seperti brainstorm harus cukup panjang tidak terburu-buru. Kesembilan, pokok pembicaraan rapat harus jelas dan ditentukan sebelumnya agar menjadi tujuan pembicaraan seperti halnya kompas yang memandu, jangan dibiarkan pembicaraan melenceng ngalor-ngidul sehingga tanpa tujuan dan waktu habis tanpa hasil.

Dalam sebuah rapat, sistematika penting untuk menghemat waktu dengan hasil yang maksimal. Kesepuluh, hanya orangorang yang dipilih yang ikut hadir dalam rapat, terkecuali yang bersifat umum, itu pun sebaiknya memakai undangan. Banyaknya jumlah yang hadir tidak menjamin hasil yang maksimal. Terkecuali rapat yang merupakan pengumuman atau pemberitahuan yang perlu diketahui sebanyak mungkin orang. Kesebelas, pilih sebagai timekeeper orang yang cukup tegas dan berani memotong pembicaraan yang berlarut-larut.

Dalam rapat-rapat intern biasanya langsung dipegang oleh pimpinan rapat yang harus mengontrol waktu dengan baik. Bukan lamanya rapat yang produktif namun pandai-pandainya menggunakan setiap waktu agar fokus, berorientasi pada tujuan, dan maksimal.

DR. Eliezer H. Hardjo PH.D., CM
Ketua Dewan Juri Rekor Bisnis (ReBi) & The Institute of Certified Professional Managers (ICPM)