Pengertian Performance Management System, Fungsi dan Tips Mengelolanya dengan Efektif

Performance management system bisa dimulai dengan membiarkan setiap manajer menetapkan tujuannya masing – masing pada bagian yang mereka pimpin. Di mana tujuan tersebut haruslah sesuai dengan misi besar suatu organisasi atau perusahaan.

Dengan adanya pembagian tersebut, tentu dapat menjadikan celah ‘tumpang – tindihnya‘ suatu goal antara satu bagian manajer dengan yang lainnya. Hal inilah yang membutuhkan pentingnya komunikasi antar bagian demi menjaga agar overlapping tidak terjadi.

Setiap manajer akan membagikan tujuan idealnya kepada pekerja atau karyawan yang berada di departemennya masing-masing hingga kemudian mereka dapat membuat goal performance-nya sendiri.

Ketika menetapkan sebuah tujuan, akan sangat penting untuk mengukur goal itu sendiri. Sebuah tujuan yang baik seharusnya tidak hanya melambungkan angan dengan pencapaian-pencapaian yang besar penuh khayalan, namun juga harus sesuai dengan kenyataan yang ada.

Sebuah goal yang baik seharusnya disertai oleh jalan bagaimana mendapatkannya dan bukan hanya sekedar angan-angan tanpa tindakan nyata. Beberapa pertimbangan yang bisa digunakan ketika menentukan tujuan antara lain adalah :

• Waktu deadline
• Kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan
• Biaya yang akan dikeluarkan

Agar sebuah gagasan tujuan diterima oleh semua orang, berikut adalah panduan SMART yang bisa digunakan dalam penyusunan goal itu sendiri.

• S untuk Spesifik
• M untuk Measurable
• A untuk Achievable
• R untuk Result Oriented
• T untuk Time Bound

Inti dari SMART adalah menetapkan batasan yang kritis terhadap berbagai jenis tujuan yang ingin dicapai oleh suatu perusahaan atau organisasi. Mengelompokkan goal secara spesifik, terukur dan terikat merupakan salah satu hal yang bisa menjadi acuan dalam melihat perkembangan dari goal itu sendiri.

Membuat Rencana Performance
Setelah menetapkan goal atau tujuan yang relevan, langkah selanjutnya dalam performance management system adalah memandu karyawan dalam mencapai tujuan yang telah diuraikan pada bahasan sebelumnya. Sama halnya dengan semua proses implementasi ide, performance management system membutuhkan komunikasi yang baik antara karyawan dan manajer. Hal ini merupakan titik krusial dari keberhasilan suatu tujuan perusahaan itu sendiri.

Meskipun tujuan besar perusahaan tidak boleh dinegosiasikan bahkan dengan siapa pun, Anda bisa mulai membuat rencana performance dengan mendeskripsikan tasks atau tugas-tugas yang harus dilakukan oleh setiap karyawan demi tercapainya goal yang diinginkan.

Mengidentifikasi tujuan jangka panjang dan tujuan jangka pendek serta bagaimana mencapainya merupakan salah satu proses rencana performance yang baik. Manajer dapat mendiskusikan evaluasi yang harus dilakukan untuk mendapatkan detail spesifik perkembangan dari goal itu sendiri.

Feedback dari karyawan sangat dibutuhkan dalam keberhasilan rancangan performance management system, hal ini dapat mempengaruhi pemecahan masalah serta penilaian ulang dari goal atau tujuan yang telah ditetapkan.

Membuat Proses yang Berkelanjutan
Performance management system seharusnya merupakan proses yang berulang dan berjalan secara terus menerus. Feedback serta coaching yang dilakukan tidak boleh hanya bertahan enam atau dua belas bulan.

Feedback yang diberikan oleh para pekerja dapat menjadi acuan bagi perusahaan atau organisasi untuk melakukan perbaikan yang jauh lebih banyak lagi, jauh lebih baik lagi. Selain itu, feedback yang didapatkan juga mampu digunakan sebagai pertimbangan ketika menentukan tujuan besar untuk perusahaan tersebut.

Meningkatkan Produktivitas dengan Goal Management
Goal management yang dilakukan secara terus-menerus dan berjangka atau teratur akan memungkingkan adanya kesempatan dalam memberikan umpan balik yang sesuai dengan kebutuhan. Goal management dapat membuat penyesuaian rencana kerja, mengatasi berbagai hambatan yang ada serta mempersiapkan kemungkinan deadline yang tidak sesuai.