Pengertian Performance Management System, Fungsi dan Tips Mengelolanya dengan Efektif

JAKARTA - Karyawan merupakan sumber daya yang unik bagi perusahaan, karena sifatnya yang berubah-ubah. Tidak hanya itu karyawan juga merupakan sumber daya yang sangat penting bagi pencapaian tujuan perusahaan.

Dalam pencapaian tujuan perusahaan, karyawan memiliki pemikiran, tingkah laku dan cara yang berbeda-beda, yang mana hal ini mengakibatkan perbedaan juga dalam kinerja karyawan.

Tidak hanya itu performa atau kinerja karyawan juga bukan tidak mungkin akan mengalami kenaikan atau kemunduran. Hal ini menjadi sebuah tantangan yang harus diatasi oleh pihak manajemen HR.

Oleh sebab itu, perlu adanya perencanaan, pengorganisasian, aksi, serta pengawasan terhadap kinerja karyawan atau biasa dikenal dengan istilah performance management system.

Pengertian Performance Management System
Performance management system secara umum merupakan suatu aktivitas manajerial yang memastikan pencapaian organisasi tepat sasaran. Aktivitas tersebut dilakukan secara konsisten agar efektif dan efisien sehingga diperoleh hasil yang maksimal.

Fungsi Performance Management System

Memberikan Feedback
Adanya manajemen kinerja pada dasarnya bisa berguna untuk para karyawan perusahaan. Sebab sistem ini bisa menjadi suatu sarana untuk proses pemberian feedback pada para karyawan. Feedback yang diberikan pada para karyawan ini tentu saja bisa berjalan secara lebih efektif dan efisien. Sebab sebelumnya tentu dilakukan suatu proses pengukuran terhadap kinerja para karyawan secara merata. Maka, proses menuju pemberian feedback bisa berjalan dengan lebih tertata.

Menjadi Acuan
Suatu proses yang dilakukan oleh perusahaan untuk melakukan penilaian kinerja karyawan juga bisa dijadikan sebagai bahan acuan. Terutama bagi tim HR yang memang bertanggung jawab terhadap berbagai hal berkaitan dengan tenaga kerja atau karyawan. Jadi, hasil penilaian kinerja pada akhirnya bisa menjadi bahan pertimbangan bagi HR dan perusahaan untuk menentukan gaji atau upah serta kompensasi dan segala bentuk tunjangan yang lainnya.

Meningkatkan Komunikasi
Hasil dari penilaian kinerja karyawan nantinya akan dikomunikasikan oleh pihak perusahaan dengan diwakili oleh HRD kepada para karyawan. Hal ini akan mengakibatkan terjadinya komunikasi dua arah yaitu antara HRD dan karyawan.

Dari komunikasi inilah HRD bisa tahu lebih lanjut mengenai apa yang menjadi kendala atau kesulitan bagi para karyawan. Maka solusi bisa dipikirkan dan diberikan oleh perusahaan. Demikian pula perusahaan juga akan mengetahui apa yang diinginkan oleh perusahaan dari kinerjanya.

Mengembangkan Kinerja
Mungkin saja pada awalnya beberapa karyawan memiliki kinerja yang biasa saja. Beberapa faktor mungkin bisa membuat karyawan tidak bekerja semaksimal mungkin. Misalnya saja karena tidak memahami tujuan perusahaan atau mungkin karena kondisi kerja yang tidak kondusif dan lainnya. Namun melalui adanya manajemen kinerja, maka kendala karyawan bisa dimengerti sehingga karyawan bisa dimotivasi dan ditingkatkan kinerjanya.

Tips Meningkatkan Performance Management System
Tidak sedikit yang merasa kurang nyaman setelah mendengar kata performance management system. Meski pada kenyataannya, Performance management system tidak lebih dari hanya sekedar tinjauan yang harus dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk menilai suatu proses.

Pun, performance management system hanya merupakan kegiatan yang bertujuan men – tracking down berbagai proses produksi yang tidak berjalan dengan semestinya. Kemudian akan dicarikan solusi paling baik untuk memecahkan masalah tersebut.

Sebuah perusahaan atau organisasi yang profesional biasanya akan mengambil performance management system sebagai tindakan yang sangat menguntungkan bagi perkembangan perusahaan itu sendiri. Performance management system akan menunjukkan secara langsung dan pasti, dimana hambatan-hambatan yang dialami oleh perusahaan, serta memperbaiki performa kerja dari karyawan dari berbagai posisi.

Dalam ulasan berikut akan dijelaskan lebih mendalam tentang apa saja usaha yang dapat dilakukan untuk meningkatkan performance management, antara lain sebagai berikut :

Membuat Goal atau Tujuan yang Efektif
Tujuan yang akan dicapai merupakan dasar dari performance management system itu sendiri. Terdapat dua hal penting yang harus ada dalam penetapan sebuah tujuan. Hal pertama yang harus menjadi dasar penetapan tujuan adalah tujuan bersifat jelas serta objektif. Tujuan dari goal tersebut yang mana mampu memberi kontribusi aktif dalam memenuhi strategi bisnis yang ada.

Performance management system bisa dimulai dengan membiarkan setiap manajer menetapkan tujuannya masing – masing pada bagian yang mereka pimpin. Di mana tujuan tersebut haruslah sesuai dengan misi besar suatu organisasi atau perusahaan.

Dengan adanya pembagian tersebut, tentu dapat menjadikan celah ‘tumpang – tindihnya‘ suatu goal antara satu bagian manajer dengan yang lainnya. Hal inilah yang membutuhkan pentingnya komunikasi antar bagian demi menjaga agar overlapping tidak terjadi.

Setiap manajer akan membagikan tujuan idealnya kepada pekerja atau karyawan yang berada di departemennya masing-masing hingga kemudian mereka dapat membuat goal performance-nya sendiri.

Ketika menetapkan sebuah tujuan, akan sangat penting untuk mengukur goal itu sendiri. Sebuah tujuan yang baik seharusnya tidak hanya melambungkan angan dengan pencapaian-pencapaian yang besar penuh khayalan, namun juga harus sesuai dengan kenyataan yang ada.

Sebuah goal yang baik seharusnya disertai oleh jalan bagaimana mendapatkannya dan bukan hanya sekedar angan-angan tanpa tindakan nyata. Beberapa pertimbangan yang bisa digunakan ketika menentukan tujuan antara lain adalah :

• Waktu deadline
• Kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan
• Biaya yang akan dikeluarkan

Agar sebuah gagasan tujuan diterima oleh semua orang, berikut adalah panduan SMART yang bisa digunakan dalam penyusunan goal itu sendiri.

• S untuk Spesifik
• M untuk Measurable
• A untuk Achievable
• R untuk Result Oriented
• T untuk Time Bound

Inti dari SMART adalah menetapkan batasan yang kritis terhadap berbagai jenis tujuan yang ingin dicapai oleh suatu perusahaan atau organisasi. Mengelompokkan goal secara spesifik, terukur dan terikat merupakan salah satu hal yang bisa menjadi acuan dalam melihat perkembangan dari goal itu sendiri.

Membuat Rencana Performance
Setelah menetapkan goal atau tujuan yang relevan, langkah selanjutnya dalam performance management system adalah memandu karyawan dalam mencapai tujuan yang telah diuraikan pada bahasan sebelumnya. Sama halnya dengan semua proses implementasi ide, performance management system membutuhkan komunikasi yang baik antara karyawan dan manajer. Hal ini merupakan titik krusial dari keberhasilan suatu tujuan perusahaan itu sendiri.

Meskipun tujuan besar perusahaan tidak boleh dinegosiasikan bahkan dengan siapa pun, Anda bisa mulai membuat rencana performance dengan mendeskripsikan tasks atau tugas-tugas yang harus dilakukan oleh setiap karyawan demi tercapainya goal yang diinginkan.

Mengidentifikasi tujuan jangka panjang dan tujuan jangka pendek serta bagaimana mencapainya merupakan salah satu proses rencana performance yang baik. Manajer dapat mendiskusikan evaluasi yang harus dilakukan untuk mendapatkan detail spesifik perkembangan dari goal itu sendiri.

Feedback dari karyawan sangat dibutuhkan dalam keberhasilan rancangan performance management system, hal ini dapat mempengaruhi pemecahan masalah serta penilaian ulang dari goal atau tujuan yang telah ditetapkan.

Membuat Proses yang Berkelanjutan
Performance management system seharusnya merupakan proses yang berulang dan berjalan secara terus menerus. Feedback serta coaching yang dilakukan tidak boleh hanya bertahan enam atau dua belas bulan.

Feedback yang diberikan oleh para pekerja dapat menjadi acuan bagi perusahaan atau organisasi untuk melakukan perbaikan yang jauh lebih banyak lagi, jauh lebih baik lagi. Selain itu, feedback yang didapatkan juga mampu digunakan sebagai pertimbangan ketika menentukan tujuan besar untuk perusahaan tersebut.

Meningkatkan Produktivitas dengan Goal Management
Goal management yang dilakukan secara terus-menerus dan berjangka atau teratur akan memungkingkan adanya kesempatan dalam memberikan umpan balik yang sesuai dengan kebutuhan. Goal management dapat membuat penyesuaian rencana kerja, mengatasi berbagai hambatan yang ada serta mempersiapkan kemungkinan deadline yang tidak sesuai.

Suatu goal management yang baik harus mampu memberikan mekanisme yang baik dalam melacak perkembangan tujuan dari perusahaan itu sendiri. Hal ini untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan seperti produktivitas yang menurun atau berantakan.

Goal management hanya bisa terjadi ketika dilakukan dengan objektif serta mampu mendukung perkembangan organisasi atau perusahaan. Mendengarkan umpan balik atau perspektif dari seorang karyawan serta menggunakannya sebagai salah satu pertimbangan untuk rencana kedepan merupakan hal yang tidak boleh ditinggalkan.

Hal ini dikarenakan fakta bahwa karyawanlah yang memegang proses produksi secara langsung. Di mana hal tersebut menjadikan karyawan sebagai pihak yang paling mengetahui benar atau tidaknya rencana performance management system bisa berjalan dengan baik.

Mengumpulkan Informasi dari Berbagai Sumber
Mengumpulkan informasi tentang kinerja suatu karyawan dari berbagai sumber merupakan hal yang perlu dilakukan. Hal ini dilakukan untuk menjaga bias terhadap suatu persoalan dan tetap dalam sudut pandang yang objektif.

Informasi yang dimaksud antara lain adalah laporan penjualan, laporan deadline, dan laporan catatan lainnya. Informasi tersebut kemudian diolah untuk menghasilkan data lain seperti umpan balik dari performance management system itu sendiri, dialog langsung antara karyawan dengan manajer jika diperlukan, atau faktor eksternal lain yang bisa mempengaruhi kinerja pun perlu didiskusikan.

Setelah melakukan studi langsung dan menilai kinerja suatu karyawan, hal yang selanjutnya perlu dilakukan adalah dengan melihat apakah kinerja yang dilakukan oleh karyawan tersebut. Apakah telah mencukupi standar yang ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi atau belum. Bagaimana catatan record kinerja yang telah dilakukan serta memungkinkan atau tidak dilakukannya perbaikan.

Gunakan Basis Dokumen
Baik itu positif atau negative, semua hal yang berkaitan tentang perkembangan perusahaan harus didokumentasikan dalam catatan. Dokumen-dokumen tersebut nantinya akan sangat membantu dalam mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan.

Performance log atau yang disebut sebagai jurnal performa merupakan salah satu dokumen yang harus ada atau dimiliki oleh manajer terhadap setiap karyawan yang berada di departemen yang dipimpinnya. Dokumentasi tersebut dapat digunakan sebagai pertimbangan awal dalam menentukan performance management system dalam tahapan yang lebih jauh lagi.

Perangkat Lunak Apa yang Bisa Anda Percaya untuk Performance Management System yang Efektif?

Seperti yang disebutkan di atas, penggunaan perangkat lunak menjadi hal yang dapat meningkatkan efektifitas performance management system.

Saat ini, ada begitu banyak startup yang menawarkan Anda kemudahan tersebut, tapi mereka hanya menawarkan kemudahan tanpa solusi yang benar-benar Anda butuhkan. Hal itu berbeda jika anda menggunakan Talenta by Mekari.

Talenta by Mekari adalah sebuah aplikasi HR untuk absensi secara digital. Hanya absensi saja? Tentu saja tidak. Talenta by Mekari akan memberikan solusi untuk memonitor tim Anda secara real time. Tim Anda juga bisa secara terpadu melaporkan kegiatan mereka ketika melakukan pekerjaan di luar.

Anda juga dapat menghemat waktu Anda dalam hal pengajuan cuti yang jika menggunakan cara lama butuh prosedur berbelit. Dengan Talenta by Mekari, semua dilakukan secara digital dan otomatis. Yang paling penting, database karyawan Anda terjamin aman.

Tingkatkan kinerja tim hingga 100% dengan sistem monitoring aktivitas real-time, anti-fraud dan pengelolaan administrasi HR otomatis. Talenta by Mekari solusi untuk semua kebutuhan Mobile HR. CM