Organisasi Selaras dengan Strategi Bisnis

Organisasi dibentuk dan dibangun guna memenuhi kebutuhan mencapai sasaran dan tujuan yang ditetapkan sebelumnya.

Dalam perkembangannya terkadang apa yang telah dibangun di awal tidak lagi dapat mengikuti formasi dan susunan yang sama. Sering diperlukan restrukturisasi atau reorganisasi tergantung kebutuhan. Ada organisasi yang dipersiapkan sebelumnya selengkap mungkin; proaktif. Sebaliknya ada yang mengikuti perkembangan, dipertahankan sebisanya, dan hanya jika betul-betul tidak bisa lagi dipertahankan baru dilengkapi; reaktif.

Kurun waktu dan pengalaman panjang tidak selalu menjamin dan dapat dijadikan pedoman dalam melakukan restrukturisasi tepat waktu sesuai dengan kebutuhan. Tidak jarang perusahaan menghadapi buah simalakama ketika harus merampingkan organisasi. Selain tujuan jangka panjang, visi yang ingin dicapai dan menjadi acuan perkembangan organisasi adalah strategi bisnis yang merupakan penjabaran misi perusahaan.

Berikut adalah prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam membentuk dan membangun organisasi sebagai hasil pendalaman dan survei terhadap sekitar 400 perusahaan dari berbagai jenis industri dan latar belakang serta ukuran yang dilakukan oleh dua orang konsultan senior pada Strategy & based di Chicago, New York: Gary L. Neilson, Jaime Estupinan bersama Bushan Sethi dari PwC New York: Pertama, jangan terpaku pada masa lalu.

Masa lalu sering mengikat, membelenggu dan menghalangi kita melangkah ke depan. Jika Anda terus berpikir bagaimana memuaskan masa lalu dengan tidak keluar dari belenggunya maka sulit bagi Anda beradaptasi ke masa depan. Kedua, menetapkan building blocks (pilar-pilar) terpenting dalam organisasi formal maupun informal.

Ada masing-masing empat elemen atau unsur yang disebut building blocks . Berkaitan dengan aturan formal: a. pengambilan keputusan, b. Faktor motivasi, c. alur informasi ke bawah maupun ke atas dan ke samping, d. Struktur yang berjalan paralel dan berpasangan dengan pilar informal yaitu norma- norma, komitmen, mindsets, dan jaringan. Jika digabungkan, maka unsur-unsur itu akan menjadikan organisasi efektif. Ketiga, pertimbangkan dan akomodasi talenta yang dimiliki setiap orang.

Talenta atau bakat dibawa sejak kecil dan dapat dikembangkan sehingga berdayaguna. Talenta biasanya luput, kurang dan tidak mendapat perhatian apalagi dimanfaatkan. Keempat, jangan diabaikan faktor kontrol . Mungkin Anda pernah mendengar ungkapan trust is good but control is better.

Kontrol bukan semata-mata wujud dari ketidakpercayaan namun lebih merupakan jaminan untuk memastikan apa yang ditugaskan betul-betul dilaksanakan secara benar dan mencapai sasaran, kemudian meniadakan penyimpangan dalam berbagai bentuk dan cara. Kelima, accountability (pertanggungan jawab) yang jelas dan tegas. Orang yang bertanggung jawab akan berinisiatif sendiri sedangkan orang yang tidak bertanggung jawab kerap harus dikejar-kejar agar dapat memberikan pertanggungan jawabnya.

Keenam, jangan berlebihan dengan benchmark. Benchmarking diperlukan untuk memacu seseorang atau tim meraih yang terbaik. Langkah ini harus dilakukan dengan hatihati oleh karena bisa terbalik menjadikan orang atau tim yang bersangkutan demotivasi dan frustrasi. Ketujuh, perhatikan kontrol. Jangan bebankan terlalu banyak orang melapor kepada seorang atasan akan tetapi sebaliknya jangan juga terlalu sedikit.

Keseimbangan harus dilihat antara kapasitas atasan bagaimana ia dapat mengatur alokasi waktu dalam tugas pribadinya dan tugas kontrolnya. Kedelapan, membangun di atas kekuatan atau kelebihan. Lebih efektif membangun yang telah kuat menjadi lebih kuat karena akan menghasilkan berlipat ganda, ketimbang meningkatkan yang lemah supaya menjadi kuat. Kesembilan, tetapkan struktur organisasi pada tahap yang paling akhir.

Pastikan setiap orang merupakan the right person in the job yang membawa dan memberikan nilai pada fungsi, tugas dan tanggung jawabnya. Kesepuluh, jangan takut apalagi tabu merombak organisasi . Kita juga perlu mengadopsi sistem teknologi informasi yang dapat membantu kelancaran organisasi khususnya dalam arus informasi dan berbagai analisa ilmiah.

DR Eliezer H Hardjo PHD, CM
Ketua Dewan Juri Rekor Bisnis (ReBi) & Ketua Institute Certified Professional Managers (ICPM)