Pengertian Performance Management System, Fungsi dan Tips Mengelolanya dengan Efektif

Feedback yang diberikan oleh para pekerja dapat menjadi acuan bagi perusahaan atau organisasi untuk melakukan perbaikan yang jauh lebih banyak lagi, jauh lebih baik lagi. Selain itu, feedback yang didapatkan juga mampu digunakan sebagai pertimbangan ketika menentukan tujuan besar untuk perusahaan tersebut.

Meningkatkan Produktivitas dengan Goal Management
Goal management yang dilakukan secara terus-menerus dan berjangka atau teratur akan memungkingkan adanya kesempatan dalam memberikan umpan balik yang sesuai dengan kebutuhan. Goal management dapat membuat penyesuaian rencana kerja, mengatasi berbagai hambatan yang ada serta mempersiapkan kemungkinan deadline yang tidak sesuai.

Suatu goal management yang baik harus mampu memberikan mekanisme yang baik dalam melacak perkembangan tujuan dari perusahaan itu sendiri. Hal ini untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan seperti produktivitas yang menurun atau berantakan.

Goal management hanya bisa terjadi ketika dilakukan dengan objektif serta mampu mendukung perkembangan organisasi atau perusahaan. Mendengarkan umpan balik atau perspektif dari seorang karyawan serta menggunakannya sebagai salah satu pertimbangan untuk rencana kedepan merupakan hal yang tidak boleh ditinggalkan.

Hal ini dikarenakan fakta bahwa karyawanlah yang memegang proses produksi secara langsung. Di mana hal tersebut menjadikan karyawan sebagai pihak yang paling mengetahui benar atau tidaknya rencana performance management system bisa berjalan dengan baik.

Mengumpulkan Informasi dari Berbagai Sumber
Mengumpulkan informasi tentang kinerja suatu karyawan dari berbagai sumber merupakan hal yang perlu dilakukan. Hal ini dilakukan untuk menjaga bias terhadap suatu persoalan dan tetap dalam sudut pandang yang objektif.

Informasi yang dimaksud antara lain adalah laporan penjualan, laporan deadline, dan laporan catatan lainnya. Informasi tersebut kemudian diolah untuk menghasilkan data lain seperti umpan balik dari performance management system itu sendiri, dialog langsung antara karyawan dengan manajer jika diperlukan, atau faktor eksternal lain yang bisa mempengaruhi kinerja pun perlu didiskusikan.

Setelah melakukan studi langsung dan menilai kinerja suatu karyawan, hal yang selanjutnya perlu dilakukan adalah dengan melihat apakah kinerja yang dilakukan oleh karyawan tersebut. Apakah telah mencukupi standar yang ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi atau belum. Bagaimana catatan record kinerja yang telah dilakukan serta memungkinkan atau tidak dilakukannya perbaikan.

Gunakan Basis Dokumen
Baik itu positif atau negative, semua hal yang berkaitan tentang perkembangan perusahaan harus didokumentasikan dalam catatan. Dokumen-dokumen tersebut nantinya akan sangat membantu dalam mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan.

Performance log atau yang disebut sebagai jurnal performa merupakan salah satu dokumen yang harus ada atau dimiliki oleh manajer terhadap setiap karyawan yang berada di departemen yang dipimpinnya. Dokumentasi tersebut dapat digunakan sebagai pertimbangan awal dalam menentukan performance management system dalam tahapan yang lebih jauh lagi.